QUESTIONS FREQUENTES (F.A.Q.)

Liste des sujets

• Sujets généraux (5)
• Installation de GIN 'Gestion intégrée'

  CD, programme d'installation téléchargé, demande de licence

• Dossier des déclarations partagées

  pour une installation en réseau

• Installation de la licence

  à partir de la réponse à une demande de licence

• Sauvegarde de dossier(s)

  utilitaire intégré de génération de sauvegardes compressées (zip)

• Récupération de dossier(s) sauvegardé(s)

  utilitaire intégré de récupération de sauvegardes compressées (zip)



• Sujet relatifs à la comptabilité (2)
• Obtenir une balance en devises

  S'applique à toute comptabilité, gérée en une seule devise, en plusieurs, ou non gérée en devise

• Comment savoir si la clôture définitive d'un exercice a été effectuée

  En quelques secondes l'analyse des journaux de clôture vous permet de répondre à coup sûr



• Sujet relatifs à la gestion de prospects (1)
• Sélections libres

  Construire des sélections de fiches en dehors des critères de tri



• Sujet relatifs aux liasses fiscales (1)
• Transmettre "Déclaration fiscale" et "CVAE" dans le même fichier

  Gérer dans le même échange une déclaration fiscale et une déclaration CVAE

(généralités)

Installation de GIN 'Gestion intégrée'

1. installer ou réinstaller GIN en exécutant le programme téléchargé.
2. lancer GIN à partir de l'icone ou de l'entrée de menu créée par le programme d'installation.
3. pour un fonctionnement "monoposte" vous pouvez vous rendre directement dans la fenêtre d'installation en utilisant les entrées de menu "Installation" puis "Installation de GIN"
4. pour une première installation, vous cocherez la configuration souhaitée, et à l'aide du bouton "Internet", vous réaliserez le fichier demande7.gin à nous transmettre par e-mail.
5. pour un fonctionnement "multiposte" vous devrez procéder à une redirection vers le dossier des déclarations partagées avant de procéder aux mêmes étapes que celles décrites pour l'installation monoposte.

(généralités)

Dossier des déclarations partagées

1. pour une installation en réseau, il est indispensable de créer une unité réseau, visible de tous les PC pouvant être utilisés pour travailler dans GIN, de créer dans cette unité un dossier des déclarations partagées, et plus tard, les dossiers de sociétés et d'exercices partagés :
   • unité partagée : sur un serveur ou un disque partagé, créer un répertoire, le partager, et donner aux utilisateurs de GIN tous les droits dans ce répertoire (nous supposons dans la suite que son nom de partage de "GinPartage").
   • dossier des déclarations partagées : dans l'unité partagée, créer un dossier (nous supposons dans la suite que ce dossier est dénommé "Gin7")
   
   
2. sur chacun des PC du réseau, en dehors du serveur s'il n'est pas utilisé pour un travail local, nous devons créer un lecteur réseau, et une redirection :
   • lecteur réseau local : sur chaque PC du réseau devant accueillir GIN, créer une connexion réseau sur l'unité partagée décrite ci-dessus, et attribuer une lettre à ce lecteur réseau, qui devra être la même pour tous (conseil : choisir une lettre dans le milieu de l'alphabet, pour ne pas risquer de conflit avec les périphériques des PC; dans la suite nous supposons que la lettre choisie est M)
     
     
     
     
   • fichier local Gin710.ini : dans chaque PC du réseau, où le programme d'installation (voir Installation de GIN 'Gestion intégrée') doit être lancé, nous avons un dossier local (par défaut C:\Gin7), et un fichier "Gin710.ini". Lorsque GIN est lancé et que ce fichier n'existe pas encore il se crée automatiquement, avec comme contenu la phrase [install=C:\Gin7] qui signifie qu'au lancement de l'application GIN ira lire des paramètres d'initialisation (comme la déclaration et les droits des utilisateurs, les déclarations des différentes sociétés et de leurs exercices, etc) à cet endroit; pour notre installation en réseau décrite ici, il suffira alors d'éditer de fichier (avec BlocNotes par exemple) et de remplacer la lettre C par la lettre M : [install=M:\Gin7]

(généralités)

Installation de la licence

1. pour une réinstallation, il est préférable de supprimer les anciennes signatures, et donc les fichiers suivants du dossier des déclarations partagées :
   • install710.gin
   • licence7.gin
   • version7.gin
   • infoVsn7.gin (s'il existe)
   
   
2. en réponse à votre demande de licence (voir ci-dessus) vous avez reçu un e-mail avec en attachement un fichier "licence7.zip" (ou "licence7_jjmmaa_hhmm.zip" pour un fichier daté) : téléchargez-le et ne l'ouvrez pas (GIN sait lire le contenu d'un zip, inutile de le décompacter).
3. lancer GIN et dans la fenêtre d'installation (Menu : Installation, Installation de GIN), cliquer le bouton "Décompacter" et naviguer jusqu'au téléchargement ci-dessus.
4. cliquer ensuite le bouton "Installer" (ou le bouton "Mettre à jour" s'il s'agit d'une évolution de licence).

(généralités)

Sauvegarde de dossier(s)

1. par "Dossier" il faut entendre ici "Société" ou "Exercice de société", et non pas "Répertoire"
2. GIN 'Gestion intégrée' comprend un archiveur automatique au format "zip" : dans le menu de n'importe quel module, trouver "Fin et sortie", ou à partir du tronc commun cliquer sur le rectangle gris "Gin ... " : vous êtes conduit à la fenêtre des procédures de fin de travail.
   
   
   
   
3. dans l'onglet Sauvegardes intégrées sélectionner les dossiers à sauvegarder dans la liste de gauche (vous pouvez vous aider des boutons qui sont sous la liste). Dans la liste de droite, si vous ne voulez qu'une sauvegarde partielle, vous devez décocher "Tous les fichiers" et cocher ce qui vous intéresse
4. si la case "dénomination automatique" est cochée, le nom du fichier est le nom du dossier suivi de la date et/ou de l'heure, selon les options choisies. Le nom du dossier est remplacé par "Sauve" si plusieurs dossiers sont cochés, sauf si vous activer le contexte "Multi-zip" qui permet une archive par dossier
5. le répertoire de sauvegarde est indiqué dans la liste de gauche. Le bouton qui est à sa droite permet de le créer, de naviquer, etc.
6. cliquer ensuite le bouton "Lancer" (par défaut la case "Sortir complètement après exécution" est cochée, donc Gin se referme après cette opération).

(généralités)

Récupération de dossier(s) sauvegardé(s)

1. par "Dossier" il faut entendre ici "Société" ou "Exercice de société", et non pas "Répertoire"
2. GIN 'Gestion intégrée' comprend un désarchiveur automatique de fichiers au format "zip" : dans le menu de n'importe quel module, trouver "Fin et sortie", ou à partir du tronc commun cliquer sur le rectangle gris "Gin ... " : vous êtes conduit à la fenêtre des procédures de fin de travail.
   
   
   
   
3. dans l'onglet Récupérations intégrées utiliser le bouton "Ouvrir" pour naviguer jusqu'à l'archive à récupérer : dans la liste centrale s'affiche le contenu de cette archive sous forme d'une liste de fichiers : vous pouvez cliquer les en-têtes de colonnes pour changer l'ordre d'affichage
4. vous devez choisir ensuite la destination des fichiers qui seront extraits de l'archive, soit en naviguant avec le bouton à droite du champ de saisie, soit en choisissant l'option "répertoires d'origine" si ceux qui sont affichés dans la colonne "chemin" de la liste vous conviennent
5. le choix des fichiers à extraire de l'archive s'effectue soit en sélectionnant dans la liste par un glissé de souris et en pointant "les fichiers sélectionnés ci-dessus", soit choisissant un masque de saisie, et en pointant "les fichiers correspondant au masque", soit en en pointant "tous les fichiers"
6. choisissez enfin l'option ecraser fichiers existants qui vous convient dans la boite de sélection de la partie basse de la fenêtre.
7. cliquer ensuite le bouton "Lancer" : un compte-rendu s' affiche en fin d'opération (par défaut la case "Sortir complètement après exécution" n'est pas cochée, donc vous pouvez poursuivre par d'autres récupérations, sortir ou retourner dans GIN).

(comptabilité)

Obtenir une balance en devise

1. Il faut tout d'abord observer qu'une balance en devise ne peut pas être obtenue par une simple opération arithmétique sur une balance en monnaie comptable, sauf dans des cas extrêmement simples où la correspondance entre la monnaie comptable et la devise est constante (par ex. Francs CFA et Euro)
On passera donc par la technique du transcodage qui, en plus de la possibilité de transcoder les comptes généraux, qui ne nous intéresse pas trop dans ce sujet, offre celle de transformer les montants, selon différentes règles.
2. Ouvrons le paragraphe "tables de transcodages, balances transcodées" :
   
   
   
   
3. et créons une nouvelle table (GIN accepte une table par défaut, plus 9 tables supplémentaires pour ce travail). Dans notre notre exemple la table par défaut est déjà utilisée, alors en naviguant dans la barre d'outils choisissons la table supplémentaire n°1 qui est vide : un message nous informe qu'il faut d'abord préparer cette table; en ayant déverrouillé, suivons donc simplement les instructions "Menu | Utilitaires | gestion du classement alphabétique",
   
   
   
   
4. puis à l'aide du bouton "jumelles", faisons apparaître un menu pop-up dans lequel nous cliquons "Mise à jour par les comptes" pour faire apparaître la fenêtre de travail.
   
   
   
   
5. Dans cette fenêtre observez le très grand choix d'options, ainsi que l'emplacement où vous donnerez un titre à votre table/balance :
   
   
   
   Nous choisissons de créer une balance dont les comptes sont identiques à ceux du plan comptable, et comme nous gérons une seule devise, le dollar US, dont le cours est saisi dans les écritures, nous choisissons les traitements correspondants. Lorsque votre compta se sera enrichie de nouvelles écritures, il vous suffira d'actualiser cette table pour l'exploiter à nouveau.
   
   
6. En fin de travail, notre balance transcodée est prête. Elle est accessible depuis plusieurs menus, de façon intuitive; en général, c'est le menu interne aux balances qui est le plus pratique pour l'éditer :
   
   
   
   

(comptabilité)

Comment savoir si la clôture définitive d'un exercice a été effectuée

1. Le menu de clôture (ou le panneau correspondant, comme dans l'image ci-dessous) va vous permettre, en utilisant l'entrée Suppression "A nouveau" provisoire d'avoir une vue de la situation de l'exercice, sur cette question :
   
   
   
   
2. un premier affichage est effectué à l'ouverture du panneau d'analyse, avec l'option de portée du traitement "AN provisoires seuls". Le compteur a annoncé dans cet exemple 1014 lignes à traiter dans un journal de 1046 lignes. Ceci signifie que seules ces 1014 lignes sont marquées ANP en début de libellé, opération faite automatiquement par GIN.
   
3. un deuxième affichage est ensuite effectué en cochant cette fois l'option "AN provisoires et définitifs". Sur notre image, le calcul du résultat n'a pas encore été effectué, puisque le compteur est en rouge : lorsque ce sera fait, vous pourrez déduire du résultat la réponse à votre question :
   
   
   
   
4. dernière observation : d'où vient l'écart entre 1014 et 1046 ?
   de lignes qui ne sont pas marquées ANP dans la première option, et si l'écart se maintient avec la 2ème option, de lignes qui ne sont ni marquées ANP, ni marquées AN; généralement des lignes saisies ou modifiées dans le journal de report à nouveau.

(gestion de prospects)

Sélections libres

1. La question de construire une sélection de fiches de façon libre, arbitrairement ou sans répondre à des critères de tri particuliers, se résout par la technique du travail sur tri dans les listes de propects.
   
   
2. Ouvrons par exemple une liste non triée ; dans l'exemple de l'image ci-dessous, repérez les différents points suivants : nous avons un fichier "Adhérents" de 9909 fiches (encadré bleu), dont aucune n'est "marquée" (autre encadré bleu); quelques fiches ont été sélectionnées par glissement de la souris (N° 0033 à 00400); les boutons de travail intéressants ici sont encadrés en rouge.
   
   
   
   
3. Pour utiliser les lignes sélectionnées de cette liste il faut les marquer, puis indiquer ce qu'on veut en faire.
   
   Pour le marquage des fiches, on utilisera de préférence le bouton de marquage (pinceau vert) indiqué précédement; le menu "travail sur tri" ou le pop-up obtenu par double-clic peuvent également être utilisés, de même que la combinaison de touches Ctrl + M.
   
   Pour le démarquage, on utilisera de même le bouton de démarquage (pinceau vert barré), les touches Ctrl + Alt + M, ou les entrées de menu.
   
   Un fois le marquage effectué, les lignes marquées sont précédées d'un astérisque, et optionnellement (l'option est dans le menu "travail sur tri") surlignées en vert.
   
   
   
   
4. Enfin les boutons de tri vont permettrent de réaliser l'une des opérations suivantes : remplacer la sélection existante par les fiches marquées; ou, si vous opérez à partir d'une liste "non triée", intégrer dans la sélection existante les fiches marquées; ou enfin, si vous opérez à partir d'une liste "triée", supprimer de la sélection existante les fiches marquées .
   
   Dans l'exemple ci-dessous, nous remplaçons la sélection existante par les fiches marquées (en partie haute de l'image), puis nous affichons le résultat (en partie basse) en utilisant le menu "liaisons".
   
   
   
   

(liasses fiscales)

Transmettre "Déclaration fiscale" et "CVAE" dans le même fichier

1. Lors des transmissions de liasses dématérialisées (depuis le millésime 2010) un nouveau formulaire, disponible dans les annexes et portant le n° 1330CVAE, permet la déclaration de la valeur ajoutée et des effectifs dans la liasse.
   
   
2. Toutefois, ce formulaire ne doit pas faire partie du flux déclaration fiscale, mais d'un flux spécifique CVA. Le code caractérisant ces flux se déclare dans l'onglet "bgm-dtm-rff" du panneau des segments de services : voyez l'image ci-dessous, le code CVA se trouve en bas de la boîte de sélection du type de document :
   
   
   
   
3. Le problème est donc de définir deux flux, et de répartir les documents entre ces flux.
   
   Pour cela, on se rend dans la Composition de la liasse : on met en surbrillance le document à déplacer (1330CVAE) et on clique le bouton "Flux"; un nouveau panneau apparaît légèrement décalé sur la droite, dans lequel on pourra ajouter un flux, et lui attacher notre formulaire.
   
   
   
   
4. Il suffira ensuite d'adapter les segments de service à cette répartition comme indiqué sur la 1ère image. (A noter : comme indiqué sur cette même 1ère image, un bouton de duplication permet de récupérer les informations d'un flux sur l'autre)