QUESTIONS FREQUENTES (F.A.Q.)

Liste des sujets

(généralités)

croissant Installation de GIN 'Gestion intégrée'


  1. installer ou réinstaller GIN en exécutant le programme téléchargé.
  2. lancer GIN à partir de l'icone ou de l'entrée de menu créée par le programme d'installation.
  3. pour un fonctionnement "monoposte" vous pouvez vous rendre directement dans la fenêtre d'installation en utilisant les entrées de menu "Installation" puis "Installation de GIN"
  4. pour une première installation, vous cocherez la configuration souhaitée, et à l'aide du bouton "Internet", vous réaliserez le fichier demande7.gin à nous transmettre par e-mail. Voir à ce sujet si nécessaire le sujet envoi d'une demande de licence
  5. pour un fonctionnement "multiposte" vous devrez procéder à une redirection vers le dossier des déclarations partagées avant de procéder aux mêmes étapes que celles décrites pour l'installation monoposte.

(généralités)

croissant Dossier des déclarations partagées


  1. pour une installation en réseau, il est indispensable de créer une unité réseau, visible de tous les PC pouvant être utilisés pour travailler dans GIN, de créer dans cette unité un dossier des déclarations partagées, et plus tard, les dossiers de sociétés et d'exercices partagés :
    • unité partagée : sur un serveur ou un disque partagé, créer un répertoire, le partager, et donner aux utilisateurs de GIN tous les droits dans ce répertoire (nous supposons dans la suite que son nom de partage de "GinPartage").
    • dossier des déclarations partagées : dans l'unité partagée, créer un dossier (nous supposons dans la suite que ce dossier est dénommé "Gin7")

  2. sur chacun des PC du réseau, en dehors du serveur s'il n'est pas utilisé pour un travail local, nous devons créer un lecteur réseau, et une redirection :
    • lecteur réseau local : sur chaque PC du réseau devant accueillir GIN, créer une connexion réseau sur l'unité partagée décrite ci-dessus, et attribuer une lettre à ce lecteur réseau, qui devra être la même pour tous (conseil : choisir une lettre dans le milieu de l'alphabet, pour ne pas risquer de conflit avec les périphériques des PC; dans la suite nous supposons que la lettre choisie est M)

      lecteur réseau

    • fichier local Gin710.ini : dans chaque PC du réseau, où le programme d'installation (voir Installation de GIN 'Gestion intégrée') doit être lancé, nous avons un dossier local (par défaut C:\Gin7), et un fichier "Gin710.ini". Lorsque GIN est lancé et que ce fichier n'existe pas encore il se crée automatiquement, avec comme contenu la phrase [install=C:\Gin7] qui signifie qu'au lancement de l'application GIN ira lire des paramètres d'initialisation (comme la déclaration et les droits des utilisateurs, les déclarations des différentes sociétés et de leurs exercices, etc) à cet endroit; pour notre installation en réseau décrite ici, il suffira alors d'éditer le fichier (avec "Bloc Notes" par exemple) et de remplacer la lettre C par la lettre M : [install=M:\Gin7]

(généralités)

croissant Envoi d'une demande de licence


    Il faut pour cela utiliser la fenêtre d'analyse, qui peut s'ouvrir automatiquement lors d'une mise à jour du logiciel, ou qui peut également être ouverte à l'exécution, à partir du menu du tronc commun de GIN : Installation / Installation de GIN

    faq_demandeLicence_0.png



    faq_demandeLicence_1.png


  1. La configuration souhaitée doit être cochée dans le panneau de droite, ci-dessous par exemple, pour une demande de licence "comptabilité monoposte" :

    faq_demandeLicence_2


  2. En cliquant le bouton Demande le panneau d'informations suivant s'ouvre:

    faq_demandeLicence_3



  3. En cliquant le bouton Créer la demande un fichier Demande7.gin est créé, et une fenêtre de compte-rendu est affichée :

    faq_demandeLicence_4



  4. Notez l'emplacement du fichier Demande7.gin (mis en évidence sur l'image précédente)et utilisez un des moyens à votre disposition nous pour le faire parvenir à l'adresse mail@logicsystems.fr.

(généralités)

croissant Installation de la licence


    Ceci est le texte que vous recevez de notre part en accompagnement de l' envoi d'une licence

    • télécharger le fichier joint, et noter le chemin où il est enregistré
    • lancer GIN : Installation / installation de GIN
    • dans la fenêtre "Analyse de l'installation" cliquer "Licence" et récupérer le fichier enregistré
    • se laisser guider pour conclure : utiliser le bouton "Installer" ou "Mettre à jour" selon le cas
    • la licence est installée quand la configuration demandée est cochée dans la moitié gauche de la fenêtre.
      Il peut arriver que l'on doive re-cliquer le bouton "Installer" ou "Mettre à jour" pour obtenir ce résultat
    • pour une installation en réseau, la licence ne doit être installée qu'une fois : une fois la procédure ci-dessus effectuée sur le premier PC, les autres doivent être mis à jour pour être dans le même niveau de version

    Dans le cas d'une réinstallation et en cas de blocage sur une des étapes ci-dessus, vous devrez supprimer "manuellement" l'ensemble des fichiers marqueurs de la licence (3 ou 4 selon le contexte) dont la liste est donnée ci-dessous, au paragraphe Réinstallation de la licence

(généralités)

croissant Réinstallation de la licence


  1. pour une réinstallation, il est préférable de supprimer les anciennes signatures, et donc les fichiers suivants du dossier des déclarations partagées
    :
    • install710.gin
    • licence7.gin
    • version7.gin
    • infoVsn7.gin (s'il existe)

  2. en réponse à votre demande de licence (voir ci-dessus) vous avez reçu un e-mail avec en attachement un fichier "licence7.zip" (ou "licence7_jjmmaa_hhmm.zip" pour un fichier daté) : téléchargez-le et ne l'ouvrez pas (GIN sait lire le contenu d'un zip, inutile de le décompacter).
  3. lancer GIN et dans la fenêtre d'installation (Menu : Installation, Installation de GIN), cliquer le bouton "Décompacter" et naviguer jusqu'au téléchargement ci-dessus.
  4. cliquer ensuite le bouton "Installer" (ou le bouton "Mettre à jour" s'il s'agit d'une évolution de licence).

(généralités)

croissant Sauvegarde de dossier(s)


  1. par "Dossier" il faut entendre ici "Société" ou "Exercice de société", et non pas "Répertoire"
  2. GIN 'Gestion intégrée' comprend un archiveur automatique au format "zip" : dans le menu de n'importe quel module, trouver "Fin et sortie", ou à partir du tronc commun cliquer sur le rectangle gris "Gin ... " : vous êtes conduit à la fenêtre des procédures de fin de travail.

    sauvegarde

  3. dans l'onglet Sauvegardes intégrées sélectionner les dossiers à sauvegarder dans la liste de gauche (vous pouvez vous aider des boutons qui sont sous la liste). Dans la liste de droite, si vous ne voulez qu'une sauvegarde partielle, vous devez décocher "Tous les fichiers" et cocher ce qui vous intéresse
  4. si la case "dénomination automatique" est cochée, le nom du fichier est le nom du dossier suivi de la date et/ou de l'heure, selon les options choisies. Le nom du dossier est remplacé par "Sauve" si plusieurs dossiers sont cochés, sauf si vous activer le contexte "Multi-zip" qui permet une archive par dossier
  5. le répertoire de sauvegarde est indiqué dans la liste de gauche. Le bouton qui est à sa droite permet de le créer, de naviquer, etc.
  6. cliquer ensuite le bouton "Lancer" (par défaut la case "Sortir complètement après exécution" est cochée, donc Gin se referme après cette opération).

(généralités)

croissant Récupération de dossier(s) sauvegardé(s)


  1. par "Dossier" il faut entendre ici "Société" ou "Exercice de société", et non pas "Répertoire"
  2. GIN 'Gestion intégrée' comprend un désarchiveur automatique de fichiers au format "zip" : dans le menu de n'importe quel module, trouver "Fin et sortie", ou à partir du tronc commun cliquer sur le rectangle gris "Gin ... " : vous êtes conduit à la fenêtre des procédures de fin de travail.

    recuperation

  3. dans l'onglet Récupérations intégrées utiliser le bouton "Ouvrir" du panneau "Rechercher dans" pour naviguer jusqu'à l'archive à récupérer : dans le panneau central s'affiche alors le contenu de cette archive sous forme d'une liste de fichiers; vous pouvez cliquer les en-têtes de colonnes pour changer l'ordre d'affichage
  4. vous devez choisir ensuite la destination des fichiers qui seront extraits de l'archive, soit en naviguant avec le bouton à droite du champ de saisie, soit en choisissant l'option "répertoires d'origine" si ceux qui sont affichés dans la colonne "chemin" de la liste vous conviennent
  5. le choix des fichiers à extraire de l'archive s'effectue soit en sélectionnant dans la liste par un glissé de souris et en pointant "les fichiers sélectionnés ci-dessus", soit choisissant un masque de saisie, et en pointant "les fichiers correspondant au masque", soit en en pointant "tous les fichiers"
  6. un filtrage sur les dossiers contenus dans l'archive sera également une option efficace pour ne récupérer que certains éléments : la sélection s'effectue à l'aide de différents boutons ou des cases à cocher; une fois choisis les dossiers intéressants, la flèche bleue recourbée permet d'effectuer la sélection des fichiers contenus dans ces dossiers.
  7. choisissez enfin l'option ecraser fichiers existants qui vous convient dans la boite de sélection de la partie basse de la fenêtre.
  8. cliquer ensuite le bouton "Lancer" : un compte-rendu s' affiche en fin d'opération (par défaut la case "Sortir complètement après exécution" n'est pas cochée, donc vous pouvez poursuivre par d'autres récupérations, sortir ou retourner dans GIN).

(généralités)

croissant Export vers Excel


  1. cette description concerne les versions d'Excel à partir de 2003
  2. GIN 'Gestion intégrée' a comme philosophie, à propos de l'ouverture sur les autres logiciels, tout ce qui s'imprime sous forme de grille s'exporte : on commence donc par lancer une impression. L'image ci-dessous montre les étapes de préparation du lancement.

    faq_exportXls_1

  3. dans l'onglet Sortie en fichier utiliser le bouton "Parcourir" pour naviguer jusqu'au répertoire à utiliser.
  4. vous devez choisir ensuite le type de fichier à utiliser, en pointant "Fichiers Excel (*.xls)"
  5. le nom du fichier sera ensuite saisi ou capturé dans la liste
  6. en confirmant avec le bouton "Ouvrir" le fichier apparaîtra dans le champ de saisie, et après les différents réglages proposés, vous pourrez le créer avc le bouton "Fichier"

    faq_exportXls_2

  7. lorsque le fichier sera créé (ou modifié) vous pourrez l'éditer directement avec Excel, ou piloter Excel à partir de Gin, comme montré ci-dessous.

    faq_exportXls_3


(généralités)

croissant Limiter l'accès des dossiers à certains utilisateurs


  1. pour chaque dossier déclaré (ici dossier et société signifient la même chose) on peut préciser les utilisateurs pour lesquels l'accès est autorisé (ou interdit, selon la façon de procéder).
  2. Lancer GIN et dans le menu du tronc commun, choisir ", Restrictions utilisateurs-Sociétés : l'intitulé du menu parle de lui-même.

    faq_usersFiles_1.png

  3. L'image suivante montre l'état des restrictions en mode "lecture seule" et pour illustrer nos explications le dossier VOL est autorisé à l'utilisateur GERARD et interdit aux autres.

    faq_usersFiles_2.png

  4. Nous nous proposons d'autoriser l'accès de ce dossier à l'utilisateur FABIEN : à l'aide du bouton "Options" ou de la flèche rouge permettant une consultation circulaire des options, arrêtons-nous sur le mode "saisie des autorisations", et avec la souris sélectionnons la case à l'intersection de VOL et FABIEN (pour sélectionner plusieurs cases, il suffit de glisser la souris)

    faq_usersFiles_3.png

  5. Pour basculer l'interdiction en autorisation nous utilisons ensuite, comme indiqué dans le panneau des options, la touche F10. L'image ci-dessous montre le résultat obtenu en revenant au mode "lecture seule"

    faq_usersFiles_4.png


(comptabilité, 02/12/2015)

croissant Longueur des libellés des écritures comptables


  1. Se rendre en comptabilité, dans les paramètres de l'exercice
  2. Ouvrir l'onglet personnalisation des colonnes :

    Longueur des libellés 1

  3. Le nombre maximal de caractères est de 60.

(comptabilité)

croissant Obtenir une balance en devise


  1. Il faut tout d'abord observer qu'une balance en devise ne peut pas être obtenue par une simple opération arithmétique sur une balance en monnaie comptable, sauf dans des cas extrêmement simples où la correspondance entre la monnaie comptable et la devise est constante (par ex. Francs CFA et Euro)
  2. On passera donc par la technique du transcodage qui, en plus de la possibilité de transcoder les comptes généraux, qui ne nous intéresse pas trop dans ce sujet, offre celle de transformer les montants, selon différentes règles.
  3. Ouvrons le paragraphe "tables de transcodages, balances transcodées" :

    balance en devise 1

  4. et créons une nouvelle table (GIN accepte une table par défaut, plus 9 tables supplémentaires pour ce travail). Dans notre notre exemple la table par défaut est déjà utilisée, alors en naviguant dans la barre d'outils choisissons la table supplémentaire n°1 qui est vide : un message nous informe qu'il faut d'abord préparer cette table; en ayant déverrouillé, suivons donc simplement les instructions "Menu | Utilitaires | gestion du classement alphabétique",

    balance en devise 2

  5. puis à l'aide du bouton "jumelles", faisons apparaître un menu pop-up dans lequel nous cliquons "Mise à jour par les comptes" pour faire apparaître la fenêtre de travail.

    balance en devise 3

  6. Dans cette fenêtre observez le très grand choix d'options, ainsi que l'emplacement où vous donnerez un titre à votre table/balance :

    balance en devise 4

    Nous choisissons de créer une balance dont les comptes sont identiques à ceux du plan comptable, et comme nous gérons une seule devise, le dollar US, dont le cours est saisi dans les écritures, nous choisissons les traitements correspondants. Lorsque votre compta se sera enrichie de nouvelles écritures, il vous suffira d'actualiser cette table pour l'exploiter à nouveau.

  7. En fin de travail, notre balance transcodée est prête. Elle est accessible depuis plusieurs menus, de façon intuitive; en général, c'est le menu interne aux balances qui est le plus pratique pour l'éditer :

    balance en devise 5


(comptabilité)

croissant Comment savoir si la clôture définitive d'un exercice a été effectuée


  1. Le menu de clôture (ou le panneau correspondant, comme dans l'image ci-dessous) va vous permettre, en utilisant l'entrée Suppression "A nouveau" provisoire d'avoir une vue de la situation de l'exercice, sur cette question :

    suppression anp 1

  2. un premier affichage est effectué à l'ouverture du panneau d'analyse, avec l'option de portée du traitement "AN provisoires seuls". Le compteur a annoncé dans cet exemple 1014 lignes à traiter dans un journal de 1046 lignes. Ceci signifie que seules ces 1014 lignes sont marquées ANP en début de libellé, opération faite automatiquement par GIN.
  3. un deuxième affichage est ensuite effectué en cochant cette fois l'option "AN provisoires et définitifs". Sur notre image, le calcul du résultat n'a pas encore été effectué, puisque le compteur est en rouge : lorsque ce sera fait, vous pourrez déduire du résultat la réponse à votre question :

    suppression anp 2

  4. dernière observation : d'où vient l'écart entre 1014 et 1046 ?
    de lignes qui ne sont pas marquées ANP dans la première option, et si l'écart se maintient avec la 2ème option, de lignes qui ne sont ni marquées ANP, ni marquées AN; généralement des lignes saisies ou modifiées dans le journal de report à nouveau.

(comptabilité)

croissant Soldes à nouveau N-1 dans les balances


  1. Dans les paramètres de l'exercice (image ci-dessous) cocher Ajouter un mois pour isoler les à nouveau dans les balances et enregistrer :

    balance AN 1

  2. Le premier mois de l'exercice pourra ainsi être décomposé en 2 parties : une concernant les reports de l'exercice précédent, et une autre concernant le mois proprement dit. Pour réaliser cette décomposition il suffit se rendre dans le menu de clôture et de demander Mise à jour de la balance "à nouveau". L'opération lance un calcul automatique :

    balance AN 2

  3. Lors de l'édition d'une balance, dans la sélection des mois, un choix supplémentaire est alors présent : "A nouveau" :

    balance AN 3

  4. Voici un exemple de résultat, combiné avec le choix de présentation "Balance 6 colonnes" :

    balance AN 3


(comptabilité)

croissant Le lettrage manuel des comptes


  1. Choisissez dans les livres comptables la catégorie de comptes à lettrer Comptes généraux, comptes auxiliaires fournisseurs ou clients, tva, etc et donner les options d'éditions souhaitées pour votre travail : sélection de comptes, et de dates, types d'écritures à traiter. Ici nous illustrons avec un compte fournisseur :

    lettrage manuel 1

  2. Lorsque vous lancez (éclair jaune), les comptes sont présentés un à un, avec les écritures qui dépendent du choix fait au paragraphe précédent.
    Toutes les options habituelles dans le choix et la disposition des colonnes sont à votre disposition.
    De même vous pourrez utiliser les options de tri pour présenter les écritures selon l'ordre souhaité. Par exemple, la recherche de montants étant un grand classique du lettrage manuel, un tri sur ceux-ci sera souvent précieux.
    Le but est maintenant de mettre en rapport les écritures ayant une relation logique conduisant à un solde nul, en leur affectant le même lettrage. Par exemple dans l'image ci-dessous, les 3 factures des 3 premières lignes sont réglées par une mouvement en banque à la ligne 5 : l'utilisateur à donc saisi un même lettrage (ici la lettre A) pour constater que ce règlement et ces factures avaient un rapport logique. Dans GIN 'Gestion intégrée' le lettrage ordinaire est constitué de groupes de une à trois lettres majuscules non accentuées, donc de A jusqu'à ZZZ.
    Toujours dans cette image, on voit une ligne non lettrée en 9ème position, l'absence de lettrage caractérisant ici une facture non réglée.

    lettrage manuel 2

  3. La saisie des lettrages est grandement facilitée par l'utilisation d'un assistant obtenu en cliquant sur le bouton "A rouge - A bleu"
    . Pour illustrer, délettrons les écritures correspondant au lettrage B (en le remplaçant par un espace sur chacune des écritures concernées), puis cliquons "A rouge - A bleu" pour obtenir l'image ci-dessous : vérifions pour poursuivre que les cases à cocher "Toujours sur le dessus" et "Recalculer F3 à chaque lettrage soldé" sont cochées.

    lettrage manuel 3

  4. Les messages de la partie supérieure de l'assistant de suivi(ouvert ci-dessus) sont de couleur bleue : il n'y a donc pas de déséquilibre dans les lettrages. Rappelons à ce sujet qu'une option des paramètres de l'exercice permet d'autoriser le déséquilibre (ce qui peut être parfois utile) en le plafonnant éventuellement. Précisons également qu'en sortie du compte, et en cas de déséquilibre, il sera possible de créer automatiquement les écritures de rééquilibrage.
    Comme indiqué dans l'assistant, les touches F1 à F4 jouent un rôle intéressant : insistons surtout sur F3, dont la frappe permet d'utiliser le premier lettrage disponible dans l'ordre alphabétique (A à Z, puis AA à AZ, BA à BZ, jusqu'à ZZ, et de même jusqu'à ZZZ).
    . La partie centrale du panneau se met à jour à chaque modification d'un lettrage. Par exemple, dans la situation affichée, l'utilisateur à tapé F3 sur la ligne n°4, colonne Lt, et deux choses se sont produites : d'une part le lettrage B a été effectué, et d'autre part l'assistant de suivi s'est mis à jour : message en rouge et ligne B affichée.

    lettrage manuel 4

    De nombreuses autres possibilités sont disponibles, que vous découvrirez de façon intuitive à l'utilisation.

(comptabilité)

croissant L'exportation des écritures comptables


  1. Longtemps réservées aux`"informaticiens", les techniques d' exportation d'écritures comptables sont de plus en plus recherchées, sous l'impulsion notamment des demandes des vérificateurs fiscaux.

    Nous sommes toujours à la disposition de notre clientèle pour produire ces fichiers, dont la réalisation très aisée demande toutefois quelques explications; en effet, comme tous les utilisateurs de GIN 'Gestion intégrée' le savent, tout ce qui s'imprime s'exporte : cependant l'impression totale de la base n'ayant pas grand sens en comptabilité, les outils correspondants ne se trouvent pas de façon aussi intuitive que lorsqu'il s'agit de tables, de balances, de journaux, de livres, etc.

    NB : Dans ce sujet, nous nous limitons à l'exportation d'écritures comptables aux fins d'intégration dans un autre logiciel comptable, tel que celui du vérificateur pour son contrôle, de l'expert comptable pour sa révision, etc.

    On commencera donc par se rendre dans le module comptabilité du dossier intéressé, puis dans l'utilitaire d' extraction depuis la base des écritures centralisées sur la barre d'outils de l'organigramme :

    exportation des écritures comptables 1


  2. Dans la fenêtre suivante, on s'intéressera au panneau central "Critères" reproduit ci-après : dans l'hypothèse de la réalisation d'une exportation de la totalité de la base, on ne fera aucune restriction et on pourra utiliser à cette fin le bouton "RAZ" (Remise à Zéro) qui permet d'annuler les filtres éventuellement présents.

    Avant d'utiliser le bouton "Exporter" on poursuivra en vérifiant que les différentes options disponibles pour la réalisation du fichier final sont bien appropriées, à l'aide du bouton "Options" , en bas à droite du panneau :

    exportation des écritures comptables 2


  3. Le panneau des options, représenté ci-après avec les choix les plus courants, comporte le même bouton Exporter que ci-dessus (et réciproquempent), facilitant les allers-retours en phase de test :

    exportation des écritures comptables 3


    Les valeurs des différentes coches correspondent aux demandes les plus classiques dans lesquelles on n'a pas besoin des valeurs spécifiques de GIN 'Gestion intégrée' comme les centralisateurs, ou la gestion des règlements / quantités : le numéro centralisateur est ainsi remplacé par le compte général correspondant (éventuellement les libellés sont ajoutés, sachant que ce choix influe sur la durée du traitement), les montants sont présentés en 2 colonnes distinctes Débit / Crédit et la partie Règlement / Quantité des libellés est ignorée.
    Les choix effectués seront mémorisés lors de l'exportation.

  4. Avant de cliquer sur le bouton Exporter, intéressons-nous aux colonnes affichées dans la grille d'extraction. Il faut en effet savoir :
    — d'une part que seules les colonnes intéressant la comptabilité seront exportées (Date, Journal, Compte général, Compte auxiliaire, Lettrage, Rapprochement, Débit, Crédit, Libellé, Echéance, Index, Libellé du compte),
    — et d'autre part que les colonnes de largeur nulle seront ignorées.
    Donc si vous souhaitez ignorer une des colonnes "comptables", il faut préalablement à l'exportation, mettre sa largeur à zéro. L'ensemble des colonnes disponibles est affiché par Menu / Colonnes, et pour remettre une colonne à zéro, il faut la choisir, et agir sur le bouton "0".
    Par exemple, l'image ci-dessous montre le cheminement pour remettre la colonne échéance à 0, et donc ne pas l'exporter :

    exportation des écritures comptables 4


  5. Nous pouvons maintenant cliquer sur le bouton Exporter : un nouveau panneau s'affiche, qui permet de définir dans sa partie supérieure l' emplacement, la nature et le nom du fichier à créer. Notez surtout qu'en cliquant sur le bouton "Parcourir" on définira le type, comme indiqué ci-dessous :

    exportation des écritures comptables 5


    Les types de fichiers utilisés dans la majorité des cas sont :
    — le type "txt" pour les fichiers de largeur constante : txt indiquant ici un fichier texte.
    — le type "csv" pour les fichiers délimités, le caractère de délimitation étant choisi comme indiqué plus loin : csv signifie en anglais "comma separated values", qui indique un fichier aux valeurs délimitées.

    La suite du panneau d'exportation permet d'indiquer différents réglages du fichier à créer : voici les valeurs préconisées pour un export de type "csv" : le choix du caractère de délimitation est indiqué en bas à droite, au-dessus des codes de fin de ligne; ici nous avons choisi le point-virgule. Notez également le caractère choisi pour le séparateur décimal, qui convient ici pour une récupération directe dans Excel, avec les paramètres régionaux français.

    exportation des écritures comptables 6


    Vous réaliserez la création du fichier par un clic sur le bouton Exporter, en bas de ce panneau.
    Ceci termine notre propos sur ce sujet. Vous remarquerez toutefois l'onglet "Export ebXml" de ce dernier panneau, qui permet la réalisation d'un fichier d'archivage conformément aux travaux d' ADN Compta tels que présentés au congrès du CSOEC en octobre 2012.

    exportation des écritures comptables 7


(comptabilité, mise à jour 01/12/2015)

croissant Réaliser une balance "6 colonnes"


  1. Une balance "6 colonnes" est composée, en plus des colonnes de codes et d'intitulés, des 6 colonnes suivantes :

    • Débit et Crédit des soldes précedents
    • Débit et Crédit des cumuls de la période
    • Débit et Crédit des nouveaux soldes

    NB : Une telle balance est souvent demandée pour les périodes comportant tout un exercice, et il est nécessaire dans ce cas de commencer par traiter de façon particulière les reports à nouveau de début de période..
    Cette étape n'est pas indispensable si la période ne commence pas au début de l'exercice.

  2. Pour traiter les reports à nouveau de début de période de façon à les isoler dans une balance, il faut commencer par déclarer ce traitement dans les paramètres de l'exercice : on se reportera tout simplement à l'image suivante qui explicite la procédure :

    balance 6 colonnes 1

    Une fois cette déclaration effectuée, il faudra remplir cette colonne en procédant comme indiqué sur l'image ci-dessous : appel du panneau de clôture et de la fonction Mise a jour de la balance "A nouveau"
    :
    balance 6 colonnes 2


  3. La suite se passe directement dans le travail sur la balance, en 3 étapes représentées sur l'image suivante :

    balance 6 colonnes 3


    • choisir la période en une seule séquence du nombre de mois de la période (01 à 12/2012, et 12 mois ci-dessus)
    • choisir une des 2 options de présentation "Soldes & Cumuls" ou Cumuls & Soldes", et lancer l'affichage
    • cliquer l'option Balance "6 colonnes", et le résultat souhaité s'affiche.


  4. Le choix des options pour obtenir des cumuls dans les sous-totaux intermédiaires et les totaux de bas de page est illustré ci-dessous :

    balance 6 colonnes 4


    • choisir pour totalisation des soldes Lignes : cumul des soldes
    • et Colonnes : cumul des lignes


(comptabilité)

croissant Le fichier des écritures comptables (FEC)

L'Administration Fiscale peut demander dans ses procédures de Vérification des comptabilités informatisées le fichier FEC pour un SIREN et un exercice : voici les étapes à suivre pour la réalisation de ce fichier.


  1. se placer dans l'organigramme de la comptabilité pour le dossier et l'exercice concerné, et, dans la barre d'outils, cliquer l’icône "Loupe"

    exportation des écritures comptables 1


  2. remettre à zéro toutes les restrictions (encadré rouge dans l'image ci-dessous), l'extraction concernant la totalité des écritures :

    faq_fichierFec_1


  3. cliquer "Exporter" 'encadré bleu dans l'image ci-dessus) et choisir l'onglet "Fichier des écritures comptables"

    faq_fichierFec_2


  4. suivre les 3 étapes FEC 1 à FEC 3, puis cliquer "Export FEC" pour le fichier final
    NB : pour l'étape "FEC 3", il est conseillé de remplir d'abord les champs SIREN et date de clôture, de cliquer ensuite sur le bouton "FEC 3" pour dénommer correctement le fichier finale, puis de cliquer sur "Parcourir" pour le placer dans le dossier de votre choix.



    faq_fichierFec_3


(comptabilité)

croissant Totalisations dans les balances


  1. Lignes : Soldes des cumuls, Colonnes : Soldes des lignes.

    2017a_26_1

  2. Lignes : Soldes des cumuls, Colonnes : Cumuls des lignes.

    2017a_26_2

  3. Lignes : Cumuls des soldes, Colonnes : Soldes des lignes.

    2017a_26_3

  4. Lignes : Cumuls des soldes, Colonnes : Cumuls des lignes.

    2017a_26_4

(gestion analytique et budgétaire)

croissant La saisie des budgets


  1. A partir de l'organigramme du module : cliquer sur "Prévisions budgétaires".


    saisie budget 1


  2. Filtrer les codes à saisir : si votre structure de codes analytiques s'y prête et si vous ne désirez pas travailler sur tous les codes, vous pouvez utiliser un filtre (dans l'image ci-dessous, on utilisera par exemple tous les codes commençant par 60), sinon ne remplisser le masque de saisie du filtre. Cliquer ensuite sur "Appliquer" pour remplir la fenêtre.

    saisie budget 2


    saisie budget 3


  3. Ouvrir pour un code donné la présentation des dates : choisissez le code sur lequel vous voulez travailler et double-cliquer : la présentation se modifie pour présenter toutes les dates de ce code. Ci-dessous on a pointé le code 6000 dont la prévision globale était de 883,00. Après double-clic, cette somme est répartie entre toutes les dates du calendrier. Si le cadenas est ouvert, vous pouvez maintenant modifier les valeurs de la colonne "Prévision" directement dans la grille, puis les enregistrer avec la disquette bleue

    saisie budget 4


(gestion par affaires)

croissant La trésorerie dans les affaires


  1. Organiser la saisie comptable : par défaut les comptes d'affaires sont saisis (et restitués à l'édition) dans la même colonne que les auxiliaires des comptes collectifs. Ce n'est pas la bonne méthode pour gérer les comptes d'affaires de ces collectifs. Vous devez donc avoir une colonne propre à cette saisie, en cochant la case "Colonne indépendante" dans les paramètres de l'exercice.

    trésorerie affaires 1


  2. Déclarer les collectifs à traiter : toujours dans les paramètres de l'exercice, et dans le même onglet que ci-dessus, cocher les comptes collectifs concernés par ce traitement. Sur notre exemple, seul le collectif Fournisseurs a été coché.

    trésorerie affaires 2


  3. Etablir une correspondance entre compte général et code de gestion : dans le plan de comptes, vous devez indiquer dans la colonne gestion la codification analytique et financière le code utilisé. Ce doit être le même dans la table des codes de trésorerie si vous l'utilisez et dans la table des codes analytiques même si sa classe comptable n'est pas déclarée. Ici on a choisi le code FOU, et on s'assurera de sa présence dans la table des codes analytiques

    trésorerie affaires 3

    trésorerie affaires 4


  4. Saisir le compte d'affaires partout où il est demandé : avec la présentation dans une colonne indépendante de cette information.

    trésorerie affaires 5


  5. Retrouver les éléments dans le compte d'affaire : en utilisant les justifications de cellules.

    trésorerie affaires 6


(paie et personnel)

croissant Les heures complémentaires


  1. Définition des heures complémentaires : ce sont les heures effectuées par un salarié à temps partiel au-delà de la durée normale prévue par son contrat de travail, et sans lui faire atteindre l'horaire légal (ou l'horaire moyen pratiqué dans l'entreprise, s'il lui est inférieur).

  2. Défiscalisation des heures complémentaires : la rémunération des heures complémentaires est exonérée d'impôt (CGI art. 81 quater I) : sont concernées aussi bien celles effectuées dans la limite de 10% de la durée hebdomadaire ou mensuelle prévue au contrat, que celle effectuées dans la limite du tiers quand un accord collectif le permet.

  3. Incidence sur la CSG : le tableau ci-dessous rappelle les règles de calcul de la CSG/CRDS au 1er septembre 2011 (en rouge ce qui concerne les heures complémentaires) :

    Cotisations Base Part salariale
    CSG / CRDS non déductibles Brut majoré des contributions patronales de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire, puis diminué de 3 % pour frais professionnels.
    Le montant annuel de l'abattement pour frais professionnels est limité à 3 % de 4 fois le plafond annuel de la sécurité sociale du salarié.
    Les 2,40 % de CSG et 0,50 % de CRDS sont déductibles lorsque ces contributions sont calculées sur la rémunération exonérée d'impôt des heures supplémentaires ou complémentaires défiscalisées (CGI art. 81 quater).
    2,4 (CSG) et 0,5 (CRDS)
    CSG déductible Même base que ci-dessus.
    La CSG n'est pas déductible lorsqu'elle est afférente à des sommes exonérées d'impôt sur le revenu et de cotisations de sécurité sociale (BO 5 B-11-98), cette règle s'appliquant aussi, le cas échéant, aux indemnités de rupture du contrat de travail et du mandat social (BO 5 F-8-00).
    La CSG calculée sur les heures supplémentaires et complémentaires exonérées d'impôt sur le revenu (CGI art. 81 quater) reste déductible
    5,1


  4. Incidence sur la calcul de la réduction Fillon : le tableau ci-dessous rappelle les règles de calcul de la CSG/CRDS (en rouge ce qui concerne les heures complémentaires) :

    Réduction Fillon = Rémunération annuelle brute x C
    Rémunération annuelle brute = Brut soumis à cotisations de sécurité sociale, tous éléments compris
    Coefficient C, cas général
    C = 0,26 / 0,6 x [(1,6 * SMIC annuel / Rémunération annuelle hors HS HC etc) - 1 ], plafonné à 0,26)
    Coefficient C, entreprises de 1 à 19 salariés
    C = 0,281 / 0,6 x [(1,6 * SMIC annuel / Rémunération annuelle hors HS HC etc) - 1 ], plafonné à 0,281)
    SMIC annuel = 1820 x SMIC horaire
    Rémunération annuelle hors HS HC etc = Brut soumis à cotisations de sécurité sociale, non compris certains éléments (rémunération des heures supplémentaires et complémentaires dans certaines limites, etc).


(paie et personnel)

croissant Les valeurs et taux modifiés au 01/01/2015


    Nature Evolution, valeur ou taux
    SMIC horaire Revalorisé de 0.8 % à 9,61 €
    Minimum garanti 3,52 €
    Plafond mensuel SS 3 170 €
    Titres restaurants Plafond d'exonération de la participation patronale : 5,36 €
    Taxe sur les salaires Taux normal : 4.25 %, tranche annuelle >0 et <=7 704 €
    1er taux majoré : 8.50 % %, tranche annuelle >7 704 et <=15 385€
    2em taux majoré : 13.60 % %, tranche annuelle >15 385 et <=151 964€
    3em taux majoré : 20 % %, tranche annuelle>151 694 €
    Allocations familiales Taux déterminé en fonction de la rémunération mensuelle :
    3.45 % jusqu'à 1,6 fois le SMIC mensuel, et
    5.25 % au-dessus
    Retraite ARRCO non cadre T1 : taux salarial : 3.10 %, taux patronal : 4.65 %
    T2 : taux salarial : 8.10 %, taux patronal : 12.15 %
    Retraite ARRCO cadre TA : taux salarial : 3.10 %, taux patronal : 4.65 %
    Retraite AGIRC TB : taux salarial : 7.80 %, taux patronal : 12.75 %
    TC : taux salarial : 7.80 %, taux patronal : 12.75 %
    URSSAF vieillesse sur la totalité : taux salarial 0.30 % taux patronal 1.80 %
    sur le plafond : taux salarial 6.85 % taux patronal 8.50 %
    Contribution organisations syndicales Nouvelle cotisation URSSAF, sans condition d'effectif, sur le salaire total non plafonné, au taux de 0.016 %
    C3P Nouvelle cotisation, Compte Personnel de Prévention de la Pénibilité, s'appliquant au taux de 0.1 % ou 0.2%, au titre des salariés exposés à un seul ou plusieurs facteurs de pénibilité, au-delà des seuils légaux


(gestion de prospects)

croissant Sélections libres


  1. La question de construire une sélection de fiches de façon libre, arbitrairement ou sans répondre à des critères de tri particuliers, se résout par la technique du travail sur tri dans les listes de propects.

  2. Ouvrons par exemple une liste non triée ; dans l'exemple de l'image ci-dessous, repérez les différents points suivants : nous avons un fichier "Adhérents" de 9909 fiches (encadré bleu), dont aucune n'est "marquée" (autre encadré bleu); quelques fiches ont été sélectionnées par glissement de la souris (N° 0033 à 00400); les boutons de travail intéressants ici sont encadrés en rouge.

    travail sur tri 1

  3. Pour utiliser les lignes sélectionnées de cette liste il faut les marquer, puis indiquer ce qu'on veut en faire.

    Pour le marquage des fiches, on utilisera de préférence le bouton de marquage (pinceau vert) indiqué précédemment; le menu "travail sur tri" ou le pop-up obtenu par double-clic peuvent également être utilisés, de même que la combinaison de touches Ctrl + M.

    Pour le démarquage, on utilisera de même le bouton de démarquage (pinceau vert barré), les touches Ctrl + Alt + M, ou les entrées de menu.

    Un fois le marquage effectué, les lignes marquées sont précédées d'un astérisque, et optionnellement (l'option est dans le menu "travail sur tri") surlignées en vert.

    travail sur tri 2

  4. Enfin les boutons de tri vont permettrent de réaliser l'une des opérations suivantes : remplacer la sélection existante par les fiches marquées; ou, si vous opérez à partir d'une liste "non triée", intégrer dans la sélection existante les fiches marquées; ou enfin, si vous opérez à partir d'une liste "triée", supprimer de la sélection existante les fiches marquées .

    Dans l'exemple ci-dessous, nous remplaçons la sélection existante par les fiches marquées (en partie haute de l'image), puis nous affichons le résultat (en partie basse) en utilisant le menu "liaisons".

    travail sur tri 3

(liasses fiscales)

croissant Transmettre "Déclaration fiscale" et "CVAE" dans le même fichier


  1. Lors des transmissions de liasses dématérialisées (depuis le millésime 2010) un nouveau formulaire, disponible dans les annexes et portant le n° 1330CVAE, permet la déclaration de la valeur ajoutée et des effectifs dans la liasse.

  2. Toutefois, ce formulaire ne doit pas faire partie du flux déclaration fiscale, mais d'un flux spécifique CVA. Le code caractérisant ces flux se déclare dans l'onglet "bgm-dtm-rff" du panneau des segments de services : voyez l'image ci-dessous, le code CVA se trouve en bas de la boîte de sélection du type de document :

    flux cvae 1

  3. Le problème est donc de définir deux flux, et de répartir les documents entre ces flux.

    Pour cela, on se rend dans la Composition de la liasse : on met en surbrillance le document à déplacer (1330CVAE) et on clique le bouton "Flux"; un nouveau panneau apparaît légèrement décalé sur la droite, dans lequel on pourra ajouter un flux, et lui attacher notre formulaire.

    flux cvae 2

  4. Il suffira ensuite d'adapter les segments de service à cette répartition comme indiqué sur la 1ère image. (A noter : comme indiqué sur cette même 1ère image, un bouton de duplication permet de récupérer les informations d'un flux sur l'autre)
(liasses fiscales)

croissant Exporter les paramétrages Bilan / Résultats vers la comptabilité


  1. Les paramétrages de la table des codes DGFiP pour les bilans et comptes de résultats des régimes IS Normal et IS simplifié peuvent être exportés vers la comptabilité pour alimenter les documents de fin d'exercice de ce module.

  2. Dans le module Liasses fiscales il faut se rendre dans le panneau des utilitaires, puis dans l'onglet "Avancés" et choisir "Documents de fin d'exercice de la comptabilité" :

    dce compta 1

  3. Un premier onglet expose le but et les options de cet utilitaire :

    dce compta 2

  4. Un deuxième onglet donne accès aux paramétrages de l'opération :

    dce compta 3

    On pourra ainsi :
    - conserver les libellés des tables existantes (plutôt que de les écraser par ceux des codes DGFiP) ;
    - alimenter les documents de fin d'exercice d'une autre société ou d'un autre exercice ;
    - utiliser une table de transcodage plutôt que la table des codes généraux si besoin.

  5. Vous découvrirez le résultat de cette opération dans le module comptabilité :

    dce compta 4

croissant support : mail@logicsystems.fr

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